A Receita Federal do Brasil publicou a Nota
Orientativa nº 14/2019, com orientações sobre utilização de Certificado Digital
por prestadores de serviço de Contabilidade, Administração de Condomínios,
Gestores de RH e SST, etc, conforme transcrito a seguir:
O empregador/contribuinte, pessoa física ou
jurídica, titular da obrigação de declarar informações ao eSocial, envia os
respectivos eventos no modelo web service - WS, assinando-os com seu
certificado digital.
Os atos da vida civil são praticados mediante
assinatura da pessoa (física ou jurídica) titular da obrigação. O certificado
digital é basicamente um arquivo eletrônico que funciona como se fosse uma
assinatura digital, com validade jurídica, e que garante proteção às transações
eletrônicas e outros serviços via internet, identificando o responsável pelo
ato. Para sua utilização no sistema eSocial o certificado deverá ser emitido
por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira – ICP-Brasil, e ser do tipo A1 ou A3.
Quando uma pessoa (física ou jurídica) pratica atos
em nome de outra, o faz por meio de procuração: quem assina é o procurador,
representando o outorgante, com o dever de praticar os atos em seu interesse,
restritos ao objeto da outorga, sob pena de responsabilidade. Em se tratando de
transações no mundo digital, para esta situação, existe a figura da procuração
eletrônica.
O envio de eventos para o eSocial pode ser feito
tanto pela pessoa física ou jurídica sujeito passivo da obrigação, como por um
terceiro com poderes outorgados para tal. Esta representação por um terceiro é
uma situação rotineira na área trabalhista e tributária como, por exemplo, nos
casos de escritórios de contabilidade, gestores de recursos humanos, empresas
de medicina e engenharia de segurança do trabalho, ou administradoras de
condomínios edilícios, todos representando seus respectivos clientes. Estes são
cenários típicos em que deve ser utilizada a citada procuração eletrônica.
Ressaltamos que é irregular, embora frequente no âmbito
das prestadoras de serviço supracitadas, a situação em que o certificado
digital do titular da obrigação (e sua senha) são entregues ao terceiro que
seria seu representante – quando o correto seria a procuração eletrônica. O
representante, de posse do certificado e senha da pessoa obrigada, estaria
enviando os eventos assinando-os como se fosse o titular, com o certificado
digital do titular. Este procedimento implica: violação das diretrizes de
segurança do certificado digital; dificuldade de rastreamento da pessoa que
efetivamente praticou os atos em nome do titular; dificuldade de imputar
responsabilidades em caso de mau uso; e impossibilidade de limitar os poderes
outorgados ao objeto específico do ato jurídico em questão (envio de eventos ao
eSocial).
Para mais orientações sobre Procuração Eletrônica e
Assinatura Digital acesse
https://portal.esocial.gov.br/manuais/orientacoes-assinatura-digital-e-procuracao-eletronica
Fonte: eSocial (RFB)
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