Um
dos homens mais ricos do mundo, Mark Cuban, disse
uma vez que “As vendas curam a todos”. Se uma empresa não vende, ela não ganha
dinheiro e, por extensão, toda uma empresa falha. Por isso ter uma excelente proposta
de serviços contábeis é fundamental.
Uma proposta de serviços
contábeis bem escrita, pode ser a diferença entre ganhar
ou perder um cliente em potencial.
Mas como elaborar uma proposta de serviços contábeis?
O que incluir nela? O que deixar de fora?
São muitas perguntas e nós sabemos que respondê-las não é uma
tarefa fácil.
Pensando nisso, no artigo de hoje, irei mostrar algumas dicas
que podem ajudá-lo a criar uma proposta relevante para o seu cliente e, claro,
ajudá-lo a fechar muitos negócios!
Continue comigo!
O que
é uma proposta de serviços contábeis?
Uma proposta de serviços contábeis é
um documento usado para apresentar aos seus leads um descritivo detalhado dos
serviços prestados pelo seu escritório e o custo de cada coisa. Ele pode ser
impresso ou online, através de um email ou uma landing page, por exemplo.
Fato é que essa apresentação não precisa ser chata e meramente
informativa. Uma proposta também é uma ferramenta de venda, então ela pode, e
deve, ser usada para mostrar porque os seus serviços são melhores que os da
concorrência.
Utilizar um layout com a identidade visual da sua empresa e
argumentos bem persuasivos com as vantagens dos seus serviços são boas dicas
para convencer o lead a fechar negócio.
Por isso fazer um layout bem atrativo, com a cara da sua empresa
contábil, e apresentar argumentos convincentes podem incentivar o lead a fechar
negócio e atrair novos clientes.
Mas isso é só pra começar. Vamos agora ver um passo a passo de
como fazer proposta de serviços contábeis completa e irresistível:
6
Etapas para montar um proposta de serviços contábeis
1.
Reunir informações
Sabe quando surge aquela oportunidade quente, que você não quer
perder por nada?
É natural, neste caso, que você queira encaminhar sua proposta
contábil logo em seguida.
Porém, por mais que você tenha essa vontade, é importante
dedicar pelo menos um tempo para aprender mais sobre o lead. Isso o ajudará a
criar uma proposta mais compatível com as necessidades dele.
O ideal é marcar uma reunião para conhecê-lo melhor e preparar
uma lista de perguntas chave para nortear essa conversa.
Veja algumas questões essenciais para levantar informações
importantes do seu lead:
Quem
de fato será o cliente?
É importante saber exatamente a quem você irá atender. Isso
mesmo! Nem sempre a pessoa com quem você falar durante a reunião, será a mesma
que toma a decisão. Ela pode ser apenas uma representante. Por isso, busque
saber como é o processo de contratação da empresa deste lead e quem exatamente
você precisa convencer lá dentro.
Quais
são suas dores?
Se este lead acabou de encerrar uma parceria com outro
escritório, por exemplo, é interessante perguntar a ele o que na outra empresa
contábil o desagradou para que ele tomasse essa decisão. Dessa forma você
poderá especificar em sua proposta quais diferenciais seu escritório oferece
para que ele não passe novamente pelos mesmos problemas.
Existe
um orçamento?
Pergunte se ele possui um orçamento destinado para a
contabilidade. Responder a essa pergunta ajudará você a não perder tempo com
uma proposta que não têm chances de ser aceita.
Qual
é a sua melhor solução para o problema dele?
Determine quais de suas ofertas oferecem mais benefícios, com
base no que ele precisa e qual sua dor real.
Existe
um prazo?
Muitas empresas estabelecem prazos internos para as decisões de
compra. Eles também podem estar motivados para fechar contratos em épocas
específicas do ano. Então pergunte se eles têm um prazo. Isso ajudará você a
saber quanto tempo ele levará para tomar a decisão.
Com essas respostas em mãos, você com certeza conseguirá
desenvolver uma proposta de serviços contábeis muito
mais personalizada e convincente.
Mas atenção: assim como encaminhar uma
proposta muito cedo não é recomendado, tampouco você deve enviá-la tarde
demais. O ideal é ter equilíbrio: não se adiante, mas também não se atrase.
Logo que identificar uma oportunidade, marque uma reunião e dê início ao
processo de venda o quanto antes.
Outra dica legal é que essas reuniões não precisam ser
presenciais. Você pode marcar uma vídeo chamada ou mesmo uma conversa por
telefone e agilizar a demanda para os dois lados. Se fizer as perguntas certas,
com certeza o resultado será construtivo.
Ah, e se o lead em questão, possuir várias filiais, pode ser
interessante fazer mais de uma reunião para avaliar com precisão quais serviços
propor.
2.
Defina o objetivo e crie o escopo do projeto
Certo, você já conversou com o lead e levantou tudo que
precisava. Agora chegou o momento de por a mão na massa: definir seu objetivo e
começar a desenvolver o escopo da sua proposta de serviços contábeis.
Seu objetivo é claro: resolver os problemas do lead. Então quais
serviços do escritório você irá oferecer para atingir esse objetivo? É isso que
você precisa definir.
Vamos a um exemplo de como transcrever esse objetivo em sua
proposta logo no início:
Já o
escopo do projeto é o resumo de suas entregas. Ele deve levar em consideração
todos os recursos, funções, tarefas, custos e cronogramas.
Uma boa forma de descrever seu escopo é respondendo algumas
perguntas:
Quem:
Quem fará o trabalho, quem supervisionará o trabalho e quem o
cliente deve recorrer ou ligar caso houver algum problema?
O
que:
Quais soluções precisam ser entregues, o que será necessário
para concluí-las e quanto isso irá custar ao escritório.
Quando:
Quando o cliente deseja migrar para a sua contabilidade? Você
ficará responsável pelo fechamento desta empresa este mês? Ou o antigo contador
ficará responsável ?
Como:
Como o trabalho será realizado, como será a implantação, como
será gerenciado, como obterá a garantia da qualidade e a satisfação do cliente
e como os riscos serão mitigados.
Por
que:
Por que você escolheu essa estratégia e por que o cliente deve
aceitá-la?
Ter a resposta para essas questões lhe dará a confirmação de que
você possui os recursos necessários para atender esse cliente e indicará
qualquer obstáculo que possa surgir neste caminho
3.
Calcule seu trabalho e custos
Provavelmente você já tem um valor estabelecido para cada um dos
seus serviços, então essa parte é simples: pegue esses números e informe na
proposta, de acordo com os serviços que você está oferecendo.
Uma sugestão interessante é criar pacotes: um que inclua todos
os serviços oferecidos e acesso a toda a tecnologia utilizada pela sua empresa
(como o Gestta e outros
serviços de gestão ou integração contábil que você possua), outro intermediário
e por fim um mais básico.
Proposta de Serviços contábeis
Dessa
forma você consegue atender vários tamanhos de clientes.
Mas lembre-se de agregar valor a todo o seu trabalho. Um
honorário contábil não deve se basear apenas em horas/custo pelo serviço.
O seu trabalho vai muito além de se responsabilizar pelas obrigações
acessórias, você pode, e deve, ser um consultor para o seu cliente e as contabilidades
no formato de assessoria vem ganhando cada vez mais força nesse sentido.
Portanto, mantenha seu cliente ciente de tudo isso.
4.
Comece a redigir sua proposta de negócios
Agora que você já montou todo o escopo é hora de mergulhar na
elaboração da sua proposta de serviços contábeis.
Esse tipo de apresentação tende a seguir uma fórmula: elas
costumam começar com uma introdução que resume seu negócio e seu projeto,
seguido pelo corpo no qual é detalhado tudo que será proposto, incluindo o
valor.
Obs: Contando com a página de assinatura, é ideal que sua
proposta não tenha mais que 6 páginas, para que não fique massante.
Veja uma opção de sequência:
- Página
1: Introdução
Comece apresentando sua empresa e missão de maneira que elas se
relacionem com as necessidades de seu cliente. É legal incluir de forma breve a
história do seu escritório, isso dará uma ideia de autoridade e ajuda a criar
empatia e confiança.
Se houver algum prêmio que distingue sua empresa, também pode
ser mencionado nessa etapa.
Mas não deixe essa parte muito extensa. Tente sempre mantê-la em
uma só página .
- Página
2: Resumo Executivo
O resumo executivo é uma das seções mais importantes da sua
proposta. É aqui que você deve apresentar o motivo pelo qual seu escritório é a
escolha certa e transmitir ao seu cliente a mensagem principal da proposta.
Concentre-se nas conclusões que deseja que o cliente chegue após a leitura.
- Página
3: Sumário (opcional)
Um índice pode ser legal para propostas mais longas com muitos
detalhes. Liste cada seção (e subseção) com o número da página correspondente.
Isso ajudará seu cliente a pular ou voltar para a seção que deseja.
Página
4: Corpo
Depois de apresentar seu escritório e mostrar ao seu cliente
como pode ajudá-lo, vamos ao corpo da proposta.
É aqui que você deve:
- Responder
as perguntas que citamos lá em cima (quem, o quê, onde…);
- Incluir
gráficos que ilustrem os conceitos essenciais do serviço e depoimentos de
seus clientes, em forma de vídeo ou escrita;
- Acrescentar
a grade de preços de forma mais detalhada e os termos relacionados a
entrega do serviço com um link para que o contrato seja assinado de forma
online;
- Mencionar
observações ou isenções de responsabilidades sobre o trabalho que irá
fazer.
No caso deste último tópico, me refiro a serviços extras que não
estão adicionados a proposta de serviços
contábeis como, um planejamento tributário ou bpo
financeiro, por exemplo, que seriam cobrados a parte. Além disso, caso ocorram
cobranças pelo IR, IRPF ou 13°
Salário, também devem ser mencionadas nesta etapa.
Veja um exemplo de como fazer essa menção: “O [nome da sua
empresa] atenderá a todos os problemas técnicos que envolvem [suas
especialidades]. Reservamo-nos o direito de cobrar uma taxa extra na implementação
de algum novo serviço, fora o que compõe sua proposta”.
Só tome cuidado para não assustar seu cliente com alguma
advertência feita da maneira errada. Mencionar essas informações é
importante, mas de uma maneira que ainda mostre o valor que você trará ao
negócio do cliente.
Página
5: Conclusão
Depois de adicionar todos os detalhes citados até aqui,
lembre-se de enfatizar novamente os excelentes resultados que sua empresa pode
entregar.
Você deve concluir a proposta de serviços
contábeis com uma chamada de ação que incentive o leitor a
aceitar sua proposta. Ou entrar em contato caso precise de mais alguma
informação.
6.
Revise sua proposta de negócios
Agora que você já percorreu todo esse caminho e a proposta
de serviços contábeis está pronta. Você deve revisá-la.
Verifique:
- a
proposta está clara o suficiente;
- a
linguagem falada é a mesma do seu cliente;
- não
há muitos jargões e termos técnicos que dificultem o entendimento do
cliente (lembre-se que o especialista é você).
- não
há clichês publicitários como”nosso serviço é inovador”, “melhor
atendimento contábil de São Paulo”, e coisas do tipo
Uma dica é entregar essa missão para que outra pessoa avalie,
afinal, um segundo par de olhos pode te ajudar a detectar erros que talvez você
não consiga enxergar.
7. Dê
uma carinha especial para a sua proposta
Como falei lá na introdução, além do discurso atrativo, sua
proposta também precisa de um visual agradável e compatível com a identidade da
sua empresa contábil.
Para isso, você pode contar com algum modelo de layout
semi-pronto, utilizar algum site de criação fácil como o Canva ou chamar um designer para deixar sua
apresentação ainda mais profissional.
Frases importantes devem ser destacadas. Como a etapa de
advertência ou trechos que veja como necessários.
Usar marcadores torna a apresentação menos densa e mais fácil de
ler. Facilitar a leitura da sua proposta de serviços contábeis, aumenta a
chance dela ser aceita.
8.
Envie sua proposta
Uffa, proposta de serviços contábeis pronta!
É hora de encaminhá-la ao cliente.
Você pode enviar como um anexo dentro de um e-mail, whatsapp, ou até mesmo utilizando um CRM. Tudo depende
do que foi combinado com seu cliente
E se você já utilizou propostas contábeis antes,
sabe que o trabalho não termina quando ela é encaminhada, pelo contrário:
acompanhe, verifique se ele recebeu a mensagem, se conseguiu ler o arquivo,
faça ele sentir que você está presente desde o primeiro momento. Esteja pronto
para respondê-lo caso haja alguma dúvida e estabeleça um prazo para o retorno.
Entretanto, uma recomendação importante é deixá-lo pensar sobre
sua proposta. Não encaminhe um outro e-mail em seguida da proposta perguntando
se foi recebida ou questionando sobre o aceite. De novo, a melhor escolha é o
equilíbrio: deixe o livre, mas não esquecido.
Depois
de ganhar o contrato
Então sua proposta foi um sucesso e você ganhou o cliente. O
trabalho acabou? Nem pensar! É agora que a parte mais legal vai começar!
Prestar um serviço de excelência a esse cliente é ideal para fidelizá-lo e
incentivá-lo a recomendar seu escritório a outras empresas.
Além disso, é imprescindível aplicar o mesmo nível de
organização à implementação e suporte contínuo. Isso significa responder a
perguntas que surgem durante a execução e entrega do serviço descrito em sua
proposta.
Fonte:
GESTTA
